こんにちは、現役公務員のミドニーです！
いつもご覧いただき、ありがとうございます。
今回のテーマは、公務員が入院等で休職する時の業務引き継ぎ！どうするのが正解！？です。
急な手術入院や体調悪化などで長期休職することになった場合、仕事の引き継ぎはどうすべきか！？
残された同僚や上司にうまく仕事を引き継いでおくと、周囲の休職への理解も得やすく、復帰もスムーズになりますよ。
緊急の手術などで病気休暇を取得した人のフォロー経験のある現役公務員が、実体験も踏まえてお伝えしていきます。
公務員の急な休職に引き継ぎ文書は必要か
公務員が仕事を引き継ぐ時の必須アイテムといえば、引き継ぎの事務文書ですね。
頻繁な部署異動のたびに引き継ぎ文書を作成しているため、「引き継ぎ＝引き継ぎ文書作成」とすぐに思い浮かべる方も多いのではないかと思います。
しかしながら、引き継ぎ文書作成には手間と時間がかかります。
急な入院などで休職する際には、とにかく時間がありません。
そのような場合でも引き継ぎ文書作成は必要なのか、説明していきたいと思います。
休職時の引き継ぎ文書の必要性
育児休業など、何か月も前から予定していた休職等の場合は、引き継ぎ文書を作成するのが公務員としてのマナーです。
しかし、急な休職に引き継ぎ文書は必要ありません。
というか、急に入院などしてしまった場合、引き継文書を作成する時間がそもそもありません。
引き継ぎ文書があると、残された同僚としては助かるというのが本音ですが、急な休職の場合、引き継ぎ文書の準備が困難なことくらい、同僚も十分理解しています。
なので、無理に引き継ぎ文書にこだわらず、できる範囲で、残された同僚の負担を軽くできるよう、上手に仕事を引き継いでいきましょう。
休職時は仕事はリスト化して託す
同僚が急な手術で入院することになった時に、作成してくれたのが業務リストです。
公務員の仕事は、部署にもよりますが、明確に分業になっているケースが少なくありません。
そのため、隣の席の同僚が今、何の仕事に取り組んでいるのか、ということは、意外と把握できていないものです。
なんとなくわかっているつもりでも、いざ代わりにやれと言われたら、どれから手をつけていいのか、はたまた「こんな仕事もやっていたのか」というような仕事があったり・・・とまどうことが多いものです。
そこで、自分が不在の時にお願いしたい仕事を、リストで見える化して引き継ぐことをオススメします。
リスト化＝見える化をオススメする理由
リストによって見える化されていると、引き継がれた同僚としても、頭の整理や、スケジュールの把握に非常に役に立ちます。
また、リストを作成する休職者自身も、お願いすべき仕事の見落としがないか、頭の整理ができます。
そして、いざ休職から復帰する時も、そのリストを元に「これは処理済み。これは処理途中。」といった報告を同僚から受けることができ、逆引き継ぎもスムーズになります。
本来は、細かい仕事のやり方を文書にできればベストですが、時間がない場合、リスト化だけでもしておきましょう。
休職前に半日で引き継ぎをうけた私の体験談
ある日、同僚の入院が急に決まったため、引き継ぎの時間がなんと半日しかありませんでした。
引き継ぎ以外にも、残務処理や各所への連絡などで忙しい様子だったため、半日と言いながら、実際引き継ぎのために休職者と話せたのは30分程度。
しかし、短時間で有用な情報を引き継ぐために同僚が工夫してくれたことでスムーズに最低限の引継ができました。
ポイントは、見た目が綺麗なリストよりも、中身のあるリストを作成することを重視するというところです。
具体的には
- 手書きで渡す
- 後日、メールで補足
読める程度の字であれば、手書きでも大丈夫です。
何もないより、だいぶ助かります。
「後日、メールで補足」についてですが、手書きリストでも足りていたのですが、メールでもう少しきちんとしたリストを送付してくれたというものです。
メールは職場外からでも送信できますので、最悪の場合、やることリストは、入院してからでも作成できます。
（もちろん体調と相談しつつが基本です。）
同僚は手術入院が必要だったものの、安静にしていればスマホをいじることはできるような状態だったようで、スマホで業務リストを作成しなおして送信してくれました。
送信者の送信履歴にも残るので、仕事復帰の前に、自分が何の仕事をお願いして休職に入ったか、再確認する時も役立つのではないかと思います。
大変な状況にも関わらず、職場への配慮を忘れない同僚の姿勢に感謝したところです。
まとめ
急な休職はやむを得ないものです。
休職前の限られた時間でやれることは多くありませんが、時間が限られているからこそ、効率的に業務を引き継いでいきましょう。
引き継ぎに不安があると、治療に専念できませんからね。
では、今回のポイントです。
- 何を引き継ぐべきか、自分の頭の整理をする
- それらをリストにして引き継ぐ
残される同僚のためにも、体調と相談しつつ、可能なようであれば、最低限これだけはやってみてください。
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それでは、今回も貴重なお時間のなか『現役公務員ママの本音とリアル』をご覧いただきまして、ありがとうございました！
